Corona Proof evenementen organiseren!

Wat een jaar! Corona lijkt de wereld voor goed te hebben veranderd. Geen evenementen, minder school en een zeer beperkt sociaal leven. Dit klinkt allemaal erg deprimerend. Maar niet getreurd; Inchecksysteem is het registratiesysteem om te gebruiken tijdens deze onvoorspelbare periode.

element, Netwerkevent Organiseren

Wat hebben we nu eigenlijk nodig in deze periode? In eerste instantie leek het erop dat we alleen gaven om wc-papier en alcohol voor de handen. Maar nu deze situatie langer speelt merken we toch met zijn allen dat gezelschap en verbondenheid het grootste gemis is en deze periode.
We kunnen wel stellen dat Corona ons allemaal beïnvloedt. Mensen verliezen hun baan, we zien onze vrienden niet of minder, we moeten onze families missen en we voelen ons volledig overgegeven aan het virus. Hoe leuk zou het zijn als we door middel van een overzichtelijke app het organiseren van evenementen weer waar kunnen maken?

We kunnen wel stellen dat evenementen leuk zijn maar laten we beginnen met op een rijtje te zetten waarom evenementen juist in deze tijd zo belangrijk zijn. Ten eerste zorgen evenementen voor de gezelschap en verbondenheid die we juist nu zo ontzettend missen. We kunnen er heen met de mensen in onze eigen omgeving en we kunnen er nieuwe mensen ontmoeten. Ten tweede kunnen evenementen sombere en depressieve gevoelens verminderen en soms zelfs voorkomen. De mens is een gezelschapsdier. We zijn niet in staat om te leven zonder mensen in onze omgeving. Ten derde kunnen evenementen helpen met het behouden van je netwerk. Evenementen hoeven namelijk helemaal niet altijd om feestjes te gaan. Er zijn ook genoeg netwerk evenementen of bedrijfsevenementen die mogelijk kunnen zijn tijdens Corona. Juist in deze periode is het belangrijk dat we ons netwerk behouden of zelfs een netwerk creëren.

Laten we je eerst even vertellen wat Inchecksysteem nou precies is. Inchecksysteem is een systeem dat ondersteunend werkt bij het plannen van evenementen. Het bestaat uit een systeem en een bijbehorende app. Je kunt hierbij bijhouden wie er bij jouw evenement aanwezig is, waar mensen heen moeten, je kunt online munten uitdelen voor de aankoop van voedselwaren en nog veel meer. En dit, allemaal samengesteld in een overzichtelijke en bruikbare app die volledig is afgesteld op de behoeftes van jou en jouw gasten.

Dit klinkt als een droom. Of niet soms? Maar het wordt nog beter. Inchecksysteem kan zich volledig aanpassen op de regels rondom corona. Je kunt tijdsblokken inplannen voor jouw gasten om ervoor te zorgen dat er nooit te veel mensen op hetzelfde moment aanwezig zijn. Daarnaast is er een mogelijkheid om looproutes te maken en deze via de app te delen met de bezoekers. Zo lopen mensen elkaar niet tegen het lijf en is er altijd goed afstand te houden.

Zoals je ziet zitten er veel voordelen bij het gebruiken van Inchecksysteem. Het is overzichtelijk en snel en er zijn geen verborgen kosten. Daarnaast worden jouw gegevens niet verstrekt aan derden. Het is natuurlijk fijn dat alle applicaties verbonden zitten in één systeem, maar het is nog fijner dat er een gebruiksvriendelijke app bij zit die gebruikt kan woorden door bezoekers. Je kunt gratis een demo aanvragen op onze site of direct contact met ons opnemen. We helpen je graag om jouw evenement naar een next level te krijgen. Hieronder hebben we nog wat leuke tips en trics samengesteld om je alvast te helpen met het organiseren van een evenement tijdens corona.

Tips voor het organiseren van leuke evenementen tijdens corona:

  1. Wees creatief: Verzin een evenement wat nog niet eerder op die manier is bedacht. Dit trekt aandacht en daarmee meer bezoekers. Blijf dus weg van een online bingo want we kunnen ondertussen geen ballen meer zien.
  2. Gebruik tijdsblokken: dit is niet alleen veilig maar ook heel handig. Sommige mensen hebben geen tijd om een hele dag in te plannen voor een evenement. De meeste zullen echter wel tijd kunnen maken voor een dagdeel of een kortere tijd. Door het gebruik van deze tijdsblokken kunnen mensen zich inschrijven op de tijden die ze kunnen en hiermee zal er dus meer animo zijn voor jouw evenement.
  3. Probeer mensen toch fysiek te betreken bij jouw evenement. Bedenk bijvoorbeeld een leuk thema waar iedereen zich aan moet houden of vraag of iedereen een bepaald voorwerp meeneemt. Je kunt daarbij ook een winactie bedenken. Denk aan een kleine of grote geldprijs of kortingen op bepaalde producten.
  4. Probeer in te spelen op gezelschap. Zoals eerder genoemd, mist men in deze tijd gezelschap. Een manier om hier weer wat van te vinden is door naar evenementen te gaan. Wees dus ook niet bang om mensen mee te slepen met de belofte dat eenzaamheid echt minder wordt wanneer je jouw evenement bezoekt.
  5. Vind een manier om mensen aan te trekken die alleen naar een evenement gaan. Evenementen hoeven dus niet per se feesten te zijn. Het kan ook gaan om netwerken en bedrijfsbijeenkomsten. Maar voor alle evenementen geldt dat alleen gaan best een uitdaging kan zijn. Voor veel mensen is dit ook een reden om niet te gaan. Zorg dus dat je je evenement neer zet als “single vriendelijk”. Creëer bijvoorbeeld groepen van mensen die alleen zijn zodat ze elkaar kunnen ontmoeten. Dit kan natuurlijk offline op een corona-proof manier, maar dit kan ook online. In teams kun je bijvoorbeeld sub kanalen maken.

Hier zijn nog wat tips voor het organiseren van veilige evenementen tijdens corona:

  • Zorg dat jouw bezoekers van tevoren op de hoogte zijn van de algemene richtlijnen en de regels rondom jouw evenement. Zo kom je zelf niet voor verrassingen te staan en gaan jouw bezoekers met een veilig gevoel richting jouw evenement.
    • Zo is het ontzettend belangrijk dat mensen voldoende hun handen wassen.
    • Hoesten en niezen moet in de mouw of in een zakdoekje.
    • Mondkapjes zijn in openbare ruimtes verplicht.
  • Zorg dat mensen op de hoogte zijn van de symptomen van het virus. Je kunt er namelijk helaas niet vanuit gaan dat jouw bezoekers volledig op de hoogte zijn van alle symptomen en nieuwe vindingen rondom het virus. Het is dus belangrijk dat je voor de start van het evenement je bezoekers nog een keer goed bewust maakt van het virus is het algemeen.
  • Zorg dat er een contactpunt is voor vragen rondom Corona. Met Inchecksysteem kun je via de app online chatten met bezoeker om hun vragen te beantwoorden. Dit zorgt voor een gevoel van veiligheid en een gevoel van vertrouwen.
  • Zorg dat bezoekers toegang hebben tot hygiënische voorzieningen. Dit gaat dan vooral om mondkapjes en handschoentjes, maar ook om zeep en handreiniger. Er bestaat namelijk een grote kans dat een aantal van de bezoekers dit soort middelen vergeten mee te nemen. Om onnodige discussies of onenigheden te voorkomen is het altijd handig om dit op voorraad te hebben.
  • Zorg dat er een plan klaarligt in het geval dat er iemand met coronaverschijnselen zich bevindt op het evenement. Dit “isolatieplan” is bedoeld om mensen in de omgeving gerust te stellen en verspreiding van het virus te voorkomen.
  • Zorg dat iedere bezoeker een formulier invult met een gezondheidsverklaring en contactgegevens als er toch een corona uitbraak blijkt te zijn.

Hopelijk helpen deze tips je bij het organiseren van jouw evenement. We zien je graag snel op de site van Inchecksysteem!

element, events in de toekomst